Graduarte en Venezuela es un momento de orgullo y superación, pero si tienes planes de continuar tus estudios, trabajar o validar tu profesión en otro país, es importante que desde el primer día sepas qué debes hacer, para ganar el mayor tiempo posible a trámites que se pueden tornar largos y engorrosos.
No se trata solo de recibir tu título y guardarlo, sino de seguir una serie de pasos que garanticen que tus estudios sean reconocidos y aceptados en el extranjero. En esta guía encontrarás un recorrido detallado, desde la revisión inicial del título hasta la organización final de todos tus documentos, para que no pierdas tiempo y evites contratiempos.
El día que recibes el título
Puede parecer exagerado, pero lo primero que debes hacer al recibir tu título es revisarlo minuciosamente: verificar que tu nombre y apellidos estén escritos correctamente, que la carrera, la mención, la fecha y las firmas sean las correctas. Si encuentras algún error, solicita la corrección de inmediato en tu universidad, ya que suele ser un trámite largo y hacerlo después seguramente será más complicado.
Una vez confirmado que todo está en orden, te recomendamos digitalizarlo y guardarlo en un lugar donde podrás encontrarlo luego. Considera pedir una copia de tu título en “fondo negro” certificado puede servir como respaldo en caso de pérdida o robo del original.
Proceso de registro ante el SAREN
El paso siguiente es inscribir tu título en el Registro Principal (SAREN) del Estado donde obtuviste tu grado. Es decir, si estudiaste en la Universidad Central de Venezuela (UCV) o en la Universidad Católica Andrés Bello (UCAB) debes ir al Registro Principal de Caracas en la Avenida Urdaneta, pero si te graduaste en la Universidad de Carabobo (UC) o en la Universidad José Antonio Páez (UJAP) debes ir al Registro Civil Principal en el centro de Valencia en la Avenida Soublette, y así según corresponda a tu universidad y Estado donde se encuentre la sede.
El requisito principal para poder hacer el registro es que tu título esté firmado por dos profesores de la facultad donde estudiaste, luego debes averiguar el procedimiento para asistir al Registro ya que varía según la oficina. El día que asistas debes presentar el título en original, tu cédula vigente y el pago de aranceles o timbres fiscales que correspondan. Esto es lo que le confiere carácter de instrumento público en Venezuela y es requisito previo para los procesos de legalización o apostilla que te vamos a explicar a continuación.
Solicita los documentos complementarios
Mientras estás en el proceso de registrar tu título, es fundamental pedir a tu universidad todos los documentos académicos que puedan ser requeridos en el extranjero. Esto incluye las notas certificadas, el plan de estudios (pensum) y los programas académicos por asignatura, la carga horaria total y por materia y el acta de grado o constancia de egreso. Pide siempre que estén sellados en físico y firmados por la autoridad competente (generalmente, por el Rector de la Universidad y el Decano de tu Facultad).
Para la entrega de estos documentos las universidades suelen organizar jornadas especiales y también es normal que cobren algún arancel. Así que intenta estar atento a noticias sobre esto o informarte con las autoridades universitarias.
Legalización de documentos ante la Gestión de Trámites Universitarios (GTU).
Una vez que hayas obtenido los documentos de los pasos anteriores y antes de apostillarlos, es necesario certificar las firmas de las autoridades universitarias que aparecen en tus documentos a través de la legalización. Esto se realiza a través del Ministerio de Educación Universitaria, a través de su Sistema de Gestión de Trámites Universitarios, normalmente conocido como GTU.
Este proceso solía hacerse con una cita previa que debías hacer a través de su página web, sin embargo, tiene varios años sin funcionar y el procedimiento se ha “simplificado” teniendo que ir presencialmente a sus oficinas en la sede de La Hoyada en Caracas, ubicadas en la Calle Este 2, entre esquinas Dr. Paúl y Salvador de León, Torre del CNU – OPSU (antigua Torre del Banco Caribe) en la Planta Baja.
El día que asistas debes ir desde muy temprano pues atienden por orden de llegada y en principio un máximo de 100 personas por día. Debes llevar tu cédula de identidad vigente y los documentos a legalizar en original para presentárselos al funcionario que te atienda.
Al completar este proceso, en aproximadamente 2 o 3 días recibirás por correo electrónico el documento o constancia de legalización con un código QR que valida la autenticidad de las firmas. Este paso es esencial, ya que la apostilla solo puede realizarse sobre documentos cuyas firmas estén previamente certificadas.
Apostilla de documentos universitarios
Una vez que tengas los documentos legalizados, el último paso para darles validez en otro país es apostillarlos. Para hacerlo, debes ingresar al sistema de apostillas de Venezuela el día que te corresponda según tu número de cédula y registrarte si todavía no lo has hecho.
Cuando hayas ingresado, debes ir a sección de documentos y empezar a cargar cada uno de los documentos que vayas a apostillar, para esto te recomendamos tener los documentos y sus legalizaciones a mano ya que te pedirán varios datos que encontrarás en ellos.
Luego de que hayas cargado todos los documentos, debes ir al apartado de “Citas” y seleccionar la opción de solicitar cita y elegir el país y oficina donde quieras realizar el trámite.
Ten en cuenta que después de seleccionar la oficina, si esperas unos minutos sin confirmar la sede, aparecerá una fecha estimada de cita. También recuerda que puedes hacer la cita en cualquier registro, por lo que, si los más cercanos a ti tienen la cita muy lejos en el calendario, puedes optar por cualquier otro que tenga cita más pronto.
Una vez que te asignen la cita debes asistir con los documentos originales y las legalizaciones impresas. Normalmente te dicen que puedes recoger los documentos ya apostillados el mismo día por la tarde.
Traducción jurada
En caso de que vayas a utilizar tus documentos en un país donde el idioma oficial no sea el español, deberás realizar una traducción de los documentos ya apostillados con un traductor oficial autorizado en ese país.
Si estás fuera de Venezuela
Quienes se encuentren fuera del país pueden delegar cualquiera de los pasos del proceso a un representante mediante un poder notariado. Este poder puedes haberlo firmado antes de salir de Venezuela, ya que no tienen fecha de vencimiento o puedes firmarlo en una notaría en el país extranjero donde te encuentres, siempre que después lo apostilles y traduzcas al español si es necesario.
Conserva y organiza tus documentos
Finalizado todo el proceso, guarda los originales en un lugar seguro, así como copias certificadas y respaldos digitales. Nuestro consejo es que organices una carpeta digital con todos los PDFs, incluyendo las apostillas electrónicas que puedes descargar escaneando el código QR que llevan en una esquina. Este orden te permitirá presentar tus credenciales académicas con rapidez y sin contratiempos ante universidades, colegios profesionales o autoridades migratorias en el país extranjero que quieras.
Preguntas frecuentes sobre documentos universitarios
¿El fondo negro es obligatorio? No, pero puede ser útil como respaldo, especialmente en Venezuela.
¿Puedo apostillar copias? Sí, siempre que sean copias certificadas emitidas por el Registro Principal.
¿Puedo gestionar todo desde el extranjero? No es posible realizar estos trámites desde el extranjero, pero sí puedes otorgar un poder notariado con el que alguien podrá hacerlo por ti en Venezuela.
Con todos estos documentos debidamente legalizados y apostillados y, si es necesario, traducidos, estarás listo para iniciar procesos como el de homologación o equivalencia de tu título en España, o el de convalidación en universidades extranjeras. En el caso de la convalidación universitaria, el título y las notas certificadas suelen ser los documentos más relevantes para evaluar tu formación y determinar las asignaturas que podrían ser reconocidas.
¿Tienes dudas?
¡Reserva tu asesoría y comienza un proceso migratorio exitoso!En AMS Abogados podemos asesorarte y acompañarte en todo el procedimiento de homologación y equivalencia en España, asegurando que cumplas con todos los requisitos y plazos. Además, ofrecemos asesoría migratoria para ayudarte a planificar tu traslado y establecerte en España de forma legal y segura.
Migrar es cosa seria.
AMS Abogados
contacto@amsabogados.com
